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La gestione dello stress

La quinta edizione del corso “Auto-efficacia e gestione dello stress”, tenuto da Roberta Mariotti, si è svolta a Rimini il 1° ottobre 2011.
sintesi di Eleonora Corio

I partecipanti hanno potuto apprendere e applicare strategie e tecniche per migliorare l’organizzazione personale e rendere più agile la definizione del tempo e delle risorse a disposizione per il raggiungimento dei propri intenti.
“Per essere efficienti ed efficaci è fondamentale chiarire il punto da cui si parte e quello dove si intende arrivare” – ha affermato a inizio corso la Dott.ssa Mariotti.
“Fare chiarezza sugli obiettivi è il primo passo per scandire il ritmo delle attività da svolgere e individuare quelle che possono essere eliminate, posticipate o altresì delegate, per alleggerire il carico di lavoro e guadagnare minuti preziosi da dedicare a ciò che è importante, saliente e da eseguire entro un tempo stabilito”.
Svolgere tante attività è sicuramente sinonimo di efficienza, ma non è detto che lo sia anche di efficacia. Efficace è, infatti, colui che riesce a essere produttivo in termini di qualità e non soltanto di quantità. Tali considerazioni sono utili sia nella vita personale che in quella professionale, soprattutto quando, tra le proprie mansioni, vi è anche il coordinamento di una squadra.
Per insegnare ai partecipanti come regolare la propria efficacia e quella della squadra che si trovano a coordinare, la Dott.ssa Mariotti ha introdotto lo schema della produttività, uno strumento che misura l’operato analizzando due variabili, le “cose fatte bene” e le “cose giuste”: la prima rappresenta il “come” è stata svolta un’attività, la seconda è la capacità di individuare “cosa” va fatto, nel momento preciso in cui deve essere fatto”.
Che si tratti di noi, o di un nostro collaboratore, si è dunque produttivi quando si è capaci di individuare le attività che vanno fatte immediatamente e si è anche in grado di farle bene. Ma è importante ricordare che la variabile “saper fare bene le cose” dipende da un processo di apprendimento: se il compito da eseguire è nuovo, imparare come svolgerlo richiederà del tempo, variabile a seconda del tipo di mansione.
Una situazione che può verificarsi è che, abituati a “fare le cose bene”, ovvero in modo preciso e perfetto, si è talmente concentrati che ci si distrae dalle cose importanti, perdendo così di vista le priorità.
Una priorità è qualsiasi attività che è fondamentale fare prima di altre e, come presentato nella matrice di Eisenhower, storico generale americano, si compone di due fattori: l’urgenza e l’importanza.
Le attività urgenti e importanti rappresentano la priorità e vanno eseguite per prime. Saperle individuare è fondamentale ai fini dell’efficacia, soprattutto per coloro che si trovano a dirigere altre persone.
Le attività importanti, ma non urgenti riguardano la cosiddetta pianificazione strategica: non è necessario farle subito, ma vanno comunque svolte; dovranno quindi essere inserite in agenda, pianificando esattamente il momento in cui andremo a eseguirle, al fine di evitare il verificarsi di possibili stati d’ansia.
Le attività urgenti, ma non importanti richiedono molta attenzione, in quanto per la loro risoluzione è possibile negoziare o delegare.
La negoziazione aiuta a mantenere ferme le proprie priorità rispetto ai criteri di importanza e urgenza. Il non rendersi disponibili subito, mettendo una linea di confine in modo fluido, ovvero senza rigidità per evitare possibili scontri e sprechi di energie, equivale a dire un piccolo “no” nell’immediato, per poter rispettare i propri obiettivi o per offrire successivamente all’altro un servizio o un’attenzione migliore.
Le attività non urgenti e non importanti costituiscono infine la routine quotidiana.
Darsi un metodo su di esse consente di guadagnare tempo per svolgere le attività importanti ed urgenti. In questo caso la strategia più efficace è il delegare.
Dare la delega significa fare delle scelte. I passaggi da seguire per delegare in modo costruttivo sono innanzitutto verificare se sia possibile interrompere per un attimo il proprio lavoro, poi individuare la persona a cui delegare, infine indicare in modo chiaro cosa si  vuole ottenere da lei e come questa può fare per eseguirlo. Una volta stabilite queste cose, la delega diventa più precisa, permettendo alla persona di sostituire il delegante.
“Quelli appena presentati, sono piccoli accorgimenti di comunicazione, utili soprattutto quando si deve coordinare una squadra” – ha sottolineato più volte la Dott.ssa Mariotti.
Ad esempio, è importante comunicare ai propri collaboratori qual è il risultato che gli si chiede di raggiungere, evitando di dire solo ciò che dovranno evitare di fare; in più, la fiducia nella squadra con cui si lavora è sicuramente un buon inizio, però a volte bisogna anche conoscere le modalità che ognuno ha nello svolgimento di un compito.
Alcuni collaboratori possono essere molto veloci, ma non sempre efficaci; in questo caso è fondamentale utilizzare la tecnica della sintonizzazione: sintonizzandosi con il ritmo della persona che si ha davanti sarà più facile catturarne l’attenzione e dare poi le direttive.
A volte, pur seguendo alla lettera le indicazioni sopra presentate, possono verificarsi degli imprevisti. Per saper affrontare tali situazioni, è utile allenarsi a gestire l’ansia, placandola con semplici, ma efficaci manovre. Il respiro è una di queste: respirando fluidamente, senza blocchi, abbassando il respiro e riuscendo ad espellere l’aria evita di andare in iperventilazione, di aumentare il battito cardiaco e l’ansietà. Altra tecnica di veloce auto-aiuto per riequilibrare energia, respiro e salivazione è bere un bicchiere d’acqua; tale azione costringe a deglutire e ad abbassare il respiro.
In sintesi, non si devono negare le proprie emozioni, ma bisogna stare attenti a non farle uscire in modo disfunzionale rispetto al raggiungimento dei propri intenti e ricordarsi che l’autoefficacia non è una capacità innata, ma va costruita esercitandosi con costanza, esplorando le proprie risorse.
A questo proposito la Dott.ssa Mariotti ha illustrato alcune tecniche che aiutano a potenziare l’efficacia personale, mantenere o riprendere la concentrazione, gestire situazioni critiche e stati d’ansia, trasformando i propri limiti in risorse perché, riprendendo le parole di F. Nietzsche, “Quello che non uccide fortifica”.


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